Aufgaben
- Unterstützung des Teams bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
- Eigenverantwortliches Fehlzeitenmanagement inklusive Pflege und Kontrolle relevanter Daten
- Planung, Organisation sowie Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen, einschließlich Visabeantragung
- Strukturierte Begleitung des On- und Offboardings von Mitarbeitenden für einen reibungslosen Ein- und Austritt
- Koordination und Bestellung der IT-Ausstattung für das Team in Abstimmung mit den zuständigen Schnittstellen
- Mitwirkung bei der Konzeption, Organisation und Durchführung interner sowie externer Veranstaltungen, Workshops und Events
- Verantwortung für die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien zur Sicherstellung eines effizienten Arbeitsumfelds
- Durchführung und Nachverfolgung von Bestellprozessen über Ariba
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Fundierte Kenntnisse im administrativen und organisatorischen Bereich
- Fundierte Berufserfahrung als Assistenz
- Routinierter Umgang mit Büroprozessen, Terminorganisation und Teamunterstützung
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Professionelle Anwendung für Dokumentenerstellung, Datenpflege und Kommunikation
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Für interne Abstimmungen sowie internationale Reise- und Kommunikationsaufgaben
- Erfahrung im Travel- und On-/Offboarding-Management
- Kenntnisse in Reiseplanung, Visabeantragung sowie strukturierter Begleitung neuer Mitarbeitender
Benefits
- Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner
- Vergütung im Tarifvertrag der Branche (GVP)
- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
